Politica e istruzioni in materia di denuncia di irregolarità (Whistleblowing)
1. Introduzione
Come azienda e come parte del Gruppo Vimian (di seguito “Nextmune Italy”) ci impegniamo a rispettare elevati standard di condotta etica nello svolgimento dell’attività societaria.. In linea con questo impegno ed in ottemperanza al decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, la presente Politica e le istruzioni per la segnalazione di un sospetto illecito (di seguito “Whistleblowing Nextmune Italy Policy o Politica”) forniscono informazioni utili per la gestione di eventuali comportamenti illeciti che potrebbero verificarsi all’interno di Nextmune Italy.
La segnalazione di un illecito (come definito nella sezione 2 di seguito) e la sua successiva gestione da parte della Società è disciplinata nella presente Politica.
Un whistleblower (segnalante) è la persona che presenta una segnalazione di illecito.
Se una segnalazione viene inviata in conformità della presente Politica, il “Whistleblower” è protetto contro le ritorsioni dovute alle relative segnalazioni.
Tutti i dipendenti e qualsiasi altra persona che entri in contatto con Nextmune Italy dovranno essere a conoscenza della esistenza di tale Politica.
Nextmune Italy incoraggia chiunque voglia denunciare un illecito ed in prima istanza, invita a contattare il proprio diretto Responsabile. Tuttavia, il “Whistleblower” può, in conformità con la presente Politica, sempre segnalare eventuali sospetti illeciti tramite canali interni di Whistleblowing qui riportati.
2. Definizione di illecito ai fini dell’operatività della procedura whistleblowing
Per illecito si intende qualsiasi condotta grave che possa avere un impatto negativo sull’attività di business e/o sulle azioni di Nextmune Italy o sull’ambiente di lavoro per i dipendenti e/o partner commerciali o altri comportamenti gravi che potrebbero potenzialmente ledere l’interesse pubblico.
Il comportamento illecito include, ma non è limitato a, qualsiasi atto reale o ragionevole sospetto:
(i) violazione di leggi e regolamenti (illeciti civili, amministrativi, penali);
(ii) violazioni gravi delle politiche o dei valori fondamentali di Nextmune Italy;
(iii) concussione e corruzione;
(iv) rischi gravi riguardanti la vita o la salute delle singole persone o animali (come crimini ambientali, gravi carenze nella sicurezza sul lavoro o nella sicurezza dei prodotti).
(v) altro.
Situazioni che riguardano controversie lavorative tra un lavoratore e Nextmune Italy non rientrano nella definizione di illecito nell’ambito di questa Politica. A tal proposito, Nextmune Italy incoraggia il lavoratore coinvolto ad informare direttamente l’Ufficio Risorse Umane di Nextmune Italy: HR-Italy@nextmune.com
3. Ambito e responsabilità
In ottemperanza alla presente Politica, si invitano le seguenti categorie di persone a segnalare ogni eventuale illecito:
• dipendenti (compresi i dipendenti a tempo determinato);
• lavoratori interinali/somministrati;
• appaltatori (quali consulenti e altri soggetti indipendenti appaltatori);
• tirocinanti e volontari;
• lavoratori autonomi;
• membri del consiglio di amministrazione;
• azionisti;
•fornitori; e
• altri lavoratori sui quali Nextmune Italy esercita controllo e direzione.
La presente Politica si applica anche ai soggetti la cui “relazione di lavoro” con Nextmune Italy deve ancora iniziare ossia nei casi in cui le informazioni di illeciti siano stati acquisite durante il processo di reclutamento o altre trattative precontrattuali. La Politica si applica anche ai singoli lavoratori che hanno acquisito informazioni nell’ambito di un’attività lavorativa svolta con Nextmune Italy in passato.
4. Non ritorsione
La persona in qualità di “Whistleblower” che acquisisce le informazioni di un illecito in un contesto lavorativo, non sarà oggetto di alcuna forma di ritorsione per aver segnalato tali informazioni in buona fede tramite il canale messo a disposizione da Nextmune Italy. Per “ritorsione” si intende qualsiasi forma diretta o indiretta atto o omissione che si verifica in un contesto lavorativo sia provocato dalla segnalazione di Whistleblowing.
La protezione contro le ritorsioni non si applica se la segnalazione stessa oppure la raccolta delle informazioni per la segnalazione costituisce reato.
5. Protezione dei dati e privacy
Ogni trattamento dei dati personali sarà effettuato nel rispetto della legislazione applicabile.I dati personali trattati verranno cancellati 2 anni nel caso in cui vi sia un esito negativo della valutazione di ammissibilità della comunicazione, e dunque, la comunicazione non venga classificata come segnalazione, e 5 anni nel caso in cui la comunicazione venga classificata come segnalazione, a partire dalla comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, fatti salvi i casi nei quali la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile. Al termine del periodo di conservazione i Suoi dati personali saranno cancellati o irreversibilmente anonimizzati misura del possibile, le informazioni ricevute in relazione a una potenziale indagine saranno trattate in modo confidenziale e la privacy del “Whistleblower” e l’oggetto della segnalazione saranno tutelati.
Le informative specifiche relative alla tutela della privacy sia per il soggetto segnalante che per il soggetto segnalato sono rese disponibili dalla società all’interno del sito internet unitamente al modulo per effettuare la segnalazione.
6. Canali di segnalazione
Nextmune Italy incoraggia, in prima istanza, chiunque voglia denunciare un illecito a contattare il diretto Responsabile. Il “Whistleblower” potrà, in conformità con la presente Politica, sempre comunque segnalare eventuali sospetti illeciti tramite canali interni di Whistleblowing organizzati da Nextmune Italy.
Per inviare una segnalazione, sarà importante avere ragionevoli motivi per ritenere che le informazioni in possesso siano fondate. Tuttavia, non è però necessario essere in possesso di tutte le evidenze dell’illecito. Se si agisce in buona fede, il “Whistleblower” sarà sempre tutelato da eventuali conseguenze anche se la segnalazione di illecito si rivela errato quando la indagine dovesse essere approfondita.
La segnalazione, oltre all’eventuale ed alternativo uso dei canali esterni nei casi previsti dalla legge, potrà sempre essere effettuato tramite uno dei seguenti canali interni:
• On-line: Nextmune Italy utilizza uno strumento di segnalazione web riservato, dove si possano segnalare eventuali illeciti: https://www.nextmuneitaly.it/my-whistleblowing/
• Telefono: è possibile inoltrare la segnalazione anche telefonicamente. I dettagli di contatto si trovano sullo strumento di segnalazione web riservato (area dedicata del sito www.nextmuneitaly.it/my-whistleblowing – +39 010 0993958 – +39 3281166766
• Meeting: è sempre possibile richiedere un incontro con un diretto Responsabile/Responsabili, che dovrà svolgersi entro un ragionevole lasso di tempo.
Durante l’incontro potranno essere fornite informazioni sia scritte sia testimonianze orali.
Se la segnalazione avviene tramite telefono o durante una riunione, la documentazione presentata verrà:
(i) registrata, se l’utente acconsente a tale registrazione, oppure verbalizzata in un protocollo in cui verrà data l’opportunità rivedere, rettificare e approvare il verbale prima della sottoscrizione..
Per facilitare le indagini successive, Nextmune Italy incoraggia a fornire una descrizione dettagliata dell’illecito. È possibile includere documenti, immagini e/o video quando si procede alla segnalazione.
Quando non è rilevante ai fini dell’indagine sul potenziale illecito denunciato, nessun dato personale sensibile (dati rivelanti origine etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose, appartenenza sindacale o salute o vita sessuale) sarà incluso nel rapporto.
Sebbene l’area dedicata del sito Nextmuneitaly.it consenta la segnalazione anonima, Nextmune Italy incoraggia a includere le informazioni di contatto in modo da permettere al Responsabile di svolgere domande appropriate per una completa ed esaustiva istruzione della segnalazione. é possibile essere invitati a fornire ulteriori informazioni nel corso dell’istruttoria.
La segnalazione deve avvenire preferibilmente in lingua italiana anche se la stessa potrà essere presentata in lingua inglese. Il “Whistleblower” sarà informato dell’avvenuta ricezione della segnalazione di Whistleblowing entro sette giorni, a meno che:
(i) dichiari di non voler ricevere tale riconoscimento di ricevimento o,
(ii) vi è motivo di ritenere che tale presa visione non può essere effettuata senza rivelare la propria identità.
In alternativa o in aggiunta all’utilizzo dei canali messi a disposizione da Nextmune Italy, si potrà sempre segnalare direttamente alle Autorità nazionali competenti in Italia senza rischio di ritorsioni.
7. Destinatario della segnalazione
Destinatario della segnalazione è l’Avv. Riccardo Lertora del foro di Genova
E-mail: r.lertora@studiolertoraschivo.it;
Telefono: +39 010 0993958 – +39 3281166766
Le segnalazioni di irregolarità presentate in conformità alla presente Politica saranno valutate dal Responsabile individuato che, di volta in volta, se necessario, analizzerà e fornirà al segnalante raccomandazioni utili e le azioni da eventualmente intraprendere.
La persona preposta alla gestione della segnalazione agisce in modo del tutto indipendente e con assoluta integrità.
8. L’istruttoria a seguito della segnalazione
Il Responsabile della gestione delle segnalazioni riceverà e registrerà tutte le segnalazioni presentate secondo i canali interni istituiti.
Il Responsabile potrà decidere di non indagare su una segnalazione di Whistleblowing, ad esempio se:
(i) le informazioni contenute nella segnalazione non appaiano rilevanti,
(II) le informazioni e/o prove sono insufficienti per un’indagine adeguata,
(iii) da subito si possa accertare che la segnalazione sia stata effettuata in malafede.
(iv) se le segnalazione non rientra nelle materie indicate dal D.lgs 10 marzo 2023, n. 24.
Se il responsabile della gestione della segnalazione ritiene che la stessa sia infondata, essa non sarà oggetto di ulteriore istruttoria e pertanto la segnalazione sarà archiviata.
Al contrario, se il responsabile decide di avviare un’indagine interna, si procederà sia ad informare l’Amministratore Delegato di Nextmune Italy sia ad informare il Responsabile dell’area aziendale oggetto dell’indagine, secondo l’organigramma societario.
Il responsabile della gestione della segnalazione condurrà sempre le indagini.
In concomitanza con l’istruttoria, o quando la stessa debba ritenersi conclusa, potrebbe essere necessario divulgare informazioni interne a vario titolo, ad esempio, avviare procedimenti disciplinari relativi alla cessazione del rapporto di lavoro. La divulgazione di tali informazioni potrebbe essere comunicata anche alle autorità competenti.
Quando la segnalazione di Whistleblowing viene effettuata tramite i canali interni di Nextmune Italy e, a condizione che la segnalazione non sia anonima, il “Whistleblower” riceverà tutte le informazioni sulle azioni intraprese entro un termine massimo di tre mesi dalla ricezione di conferma di ricevimento della segnalazione a meno che tale informazione non rechi pregiudizio all’istruttoria in essere o possa pregiudicare i diritti o recare ingiusto danno a qualsiasi persona interessata.
9. Provvedimenti conseguenti alla segnalazione e termini di conservazione delle segnalazioni.
Una volta conclusa l’istruttoria, il responsabile della gestione della segnalazione provvederà ad inviare una relazione all’Amministratore Delegato per l’assunzione dei provvedimenti di competenza.
Documentazione
Le segnalazioni ricevute attraverso i canali Whistleblowing dovranno essere conservate per un periodo non superiore a quello necessario e proporzionato al fine di indagare su condotte costituenti illeciti e ad intraprendere le azioni più appropriate, e comunque per un periodo non superiore a due anni dalla conclusione dell’istruttoria.
La piattaforma di whistleblowing è disponibile 24 ore al giorno per 365 giorni all’anno.
Politica e istruzioni in materia di denuncia di irregolarità (Whistleblowing)
1. Introduzione
Come azienda e come parte del Gruppo Vimian (di seguito “Nextmune Italy”) ci impegniamo a rispettare elevati standard di condotta etica nello svolgimento dell’attività societaria.. In linea con questo impegno ed in ottemperanza al decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, la presente Politica e le istruzioni per la segnalazione di un sospetto illecito (di seguito “Whistleblowing Nextmune Italy Policy o Politica”) forniscono informazioni utili per la gestione di eventuali comportamenti illeciti che potrebbero verificarsi all’interno di Nextmune Italy.
La segnalazione di un illecito (come definito nella sezione 2 di seguito) e la sua successiva gestione da parte della Società è disciplinata nella presente Politica.
Un whistleblower (segnalante) è la persona che presenta una segnalazione di illecito.
Se una segnalazione viene inviata in conformità della presente Politica, il “Whistleblower” è protetto contro le ritorsioni dovute alle relative segnalazioni.
Tutti i dipendenti e qualsiasi altra persona che entri in contatto con Nextmune Italy dovranno essere a conoscenza della esistenza di tale Politica.
Nextmune Italy incoraggia chiunque voglia denunciare un illecito ed in prima istanza, invita a contattare il proprio diretto Responsabile. Tuttavia, il “Whistleblower” può, in conformità con la presente Politica, sempre segnalare eventuali sospetti illeciti tramite canali interni di Whistleblowing qui riportati.
2. Definizione di illecito ai fini dell’operatività della procedura whistleblowing
Per illecito si intende qualsiasi condotta grave che possa avere un impatto negativo sull’attività di business e/o sulle azioni di Nextmune Italy o sull’ambiente di lavoro per i dipendenti e/o partner commerciali o altri comportamenti gravi che potrebbero potenzialmente ledere l’interesse pubblico.
Il comportamento illecito include, ma non è limitato a, qualsiasi atto reale o ragionevole sospetto:
(i) violazione di leggi e regolamenti (illeciti civili, amministrativi, penali);
(ii) violazioni gravi delle politiche o dei valori fondamentali di Nextmune Italy;
(iii) concussione e corruzione;
(iv) rischi gravi riguardanti la vita o la salute delle singole persone o animali (come crimini ambientali, gravi carenze nella sicurezza sul lavoro o nella sicurezza dei prodotti).
(v) altro.
Situazioni che riguardano controversie lavorative tra un lavoratore e Nextmune Italy non rientrano nella definizione di illecito nell’ambito di questa Politica. A tal proposito, Nextmune Italy incoraggia il lavoratore coinvolto ad informare direttamente l’Ufficio Risorse Umane di Nextmune Italy: HR-Italy@nextmune.com
3. Ambito e responsabilità
In ottemperanza alla presente Politica, si invitano le seguenti categorie di persone a segnalare ogni eventuale illecito:
• dipendenti (compresi i dipendenti a tempo determinato);
• lavoratori interinali/somministrati;
• appaltatori (quali consulenti e altri soggetti indipendenti appaltatori);
• tirocinanti e volontari;
• lavoratori autonomi;
• membri del consiglio di amministrazione;
• azionisti;
•fornitori; e
• altri lavoratori sui quali Nextmune Italy esercita controllo e direzione.
La presente Politica si applica anche ai soggetti la cui “relazione di lavoro” con Nextmune Italy deve ancora iniziare ossia nei casi in cui le informazioni di illeciti siano stati acquisite durante il processo di reclutamento o altre trattative precontrattuali. La Politica si applica anche ai singoli lavoratori che hanno acquisito informazioni nell’ambito di un’attività lavorativa svolta con Nextmune Italy in passato.
4. Non ritorsione
La persona in qualità di “Whistleblower” che acquisisce le informazioni di un illecito in un contesto lavorativo, non sarà oggetto di alcuna forma di ritorsione per aver segnalato tali informazioni in buona fede tramite il canale messo a disposizione da Nextmune Italy. Per “ritorsione” si intende qualsiasi forma diretta o indiretta atto o omissione che si verifica in un contesto lavorativo sia provocato dalla segnalazione di Whistleblowing.
La protezione contro le ritorsioni non si applica se la segnalazione stessa oppure la raccolta delle informazioni per la segnalazione costituisce reato.
5. Protezione dei dati e privacy
Ogni trattamento dei dati personali sarà effettuato nel rispetto della legislazione applicabile.I dati personali trattati verranno cancellati 2 anni nel caso in cui vi sia un esito negativo della valutazione di ammissibilità della comunicazione, e dunque, la comunicazione non venga classificata come segnalazione, e 5 anni nel caso in cui la comunicazione venga classificata come segnalazione, a partire dalla comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, fatti salvi i casi nei quali la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile. Al termine del periodo di conservazione i Suoi dati personali saranno cancellati o irreversibilmente anonimizzati misura del possibile, le informazioni ricevute in relazione a una potenziale indagine saranno trattate in modo confidenziale e la privacy del “Whistleblower” e l’oggetto della segnalazione saranno tutelati.
Le informative specifiche relative alla tutela della privacy sia per il soggetto segnalante che per il soggetto segnalato sono rese disponibili dalla società all’interno del sito internet unitamente al modulo per effettuare la segnalazione.
6. Canali di segnalazione
Nextmune Italy incoraggia, in prima istanza, chiunque voglia denunciare un illecito a contattare il diretto Responsabile. Il “Whistleblower” potrà, in conformità con la presente Politica, sempre comunque segnalare eventuali sospetti illeciti tramite canali interni di Whistleblowing organizzati da Nextmune Italy.
Per inviare una segnalazione, sarà importante avere ragionevoli motivi per ritenere che le informazioni in possesso siano fondate. Tuttavia, non è però necessario essere in possesso di tutte le evidenze dell’illecito. Se si agisce in buona fede, il “Whistleblower” sarà sempre tutelato da eventuali conseguenze anche se la segnalazione di illecito si rivela errato quando la indagine dovesse essere approfondita.
La segnalazione, oltre all’eventuale ed alternativo uso dei canali esterni nei casi previsti dalla legge, potrà sempre essere effettuato tramite uno dei seguenti canali interni:
• On-line: Nextmune Italy utilizza uno strumento di segnalazione web riservato, dove si possano segnalare eventuali illeciti: https://www.nextmuneitaly.it/my-whistleblowing/
• Telefono: è possibile inoltrare la segnalazione anche telefonicamente. I dettagli di contatto si trovano sullo strumento di segnalazione web riservato (area dedicata del sito www.nextmuneitaly.it/my-whistleblowing – +39 010 0993958 – +39 3281166766
• Meeting: è sempre possibile richiedere un incontro con un diretto Responsabile/Responsabili, che dovrà svolgersi entro un ragionevole lasso di tempo.
Durante l’incontro potranno essere fornite informazioni sia scritte sia testimonianze orali.
Se la segnalazione avviene tramite telefono o durante una riunione, la documentazione presentata verrà:
(i) registrata, se l’utente acconsente a tale registrazione, oppure verbalizzata in un protocollo in cui verrà data l’opportunità rivedere, rettificare e approvare il verbale prima della sottoscrizione..
Per facilitare le indagini successive, Nextmune Italy incoraggia a fornire una descrizione dettagliata dell’illecito. È possibile includere documenti, immagini e/o video quando si procede alla segnalazione.
Quando non è rilevante ai fini dell’indagine sul potenziale illecito denunciato, nessun dato personale sensibile (dati rivelanti origine etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose, appartenenza sindacale o salute o vita sessuale) sarà incluso nel rapporto.
Sebbene l’area dedicata del sito Nextmuneitaly.it consenta la segnalazione anonima, Nextmune Italy incoraggia a includere le informazioni di contatto in modo da permettere al Responsabile di svolgere domande appropriate per una completa ed esaustiva istruzione della segnalazione. é possibile essere invitati a fornire ulteriori informazioni nel corso dell’istruttoria.
La segnalazione deve avvenire preferibilmente in lingua italiana anche se la stessa potrà essere presentata in lingua inglese. Il “Whistleblower” sarà informato dell’avvenuta ricezione della segnalazione di Whistleblowing entro sette giorni, a meno che:
(i) dichiari di non voler ricevere tale riconoscimento di ricevimento o,
(ii) vi è motivo di ritenere che tale presa visione non può essere effettuata senza rivelare la propria identità.
In alternativa o in aggiunta all’utilizzo dei canali messi a disposizione da Nextmune Italy, si potrà sempre segnalare direttamente alle Autorità nazionali competenti in Italia senza rischio di ritorsioni.
7. Destinatario della segnalazione
Destinatario della segnalazione è l’Avv. Riccardo Lertora del foro di Genova
E-mail: r.lertora@studiolertoraschivo.it;
Telefono: +39 010 0993958 – +39 3281166766
Le segnalazioni di irregolarità presentate in conformità alla presente Politica saranno valutate dal Responsabile individuato che, di volta in volta, se necessario, analizzerà e fornirà al segnalante raccomandazioni utili e le azioni da eventualmente intraprendere.
La persona preposta alla gestione della segnalazione agisce in modo del tutto indipendente e con assoluta integrità.
8. L’istruttoria a seguito della segnalazione
Il Responsabile della gestione delle segnalazioni riceverà e registrerà tutte le segnalazioni presentate secondo i canali interni istituiti.
Il Responsabile potrà decidere di non indagare su una segnalazione di Whistleblowing, ad esempio se:
(i) le informazioni contenute nella segnalazione non appaiano rilevanti,
(II) le informazioni e/o prove sono insufficienti per un’indagine adeguata,
(iii) da subito si possa accertare che la segnalazione sia stata effettuata in malafede.
(iv) se le segnalazione non rientra nelle materie indicate dal D.lgs 10 marzo 2023, n. 24.
Se il responsabile della gestione della segnalazione ritiene che la stessa sia infondata, essa non sarà oggetto di ulteriore istruttoria e pertanto la segnalazione sarà archiviata.
Al contrario, se il responsabile decide di avviare un’indagine interna, si procederà sia ad informare l’Amministratore Delegato di Nextmune Italy sia ad informare il Responsabile dell’area aziendale oggetto dell’indagine, secondo l’organigramma societario.
Il responsabile della gestione della segnalazione condurrà sempre le indagini.
In concomitanza con l’istruttoria, o quando la stessa debba ritenersi conclusa, potrebbe essere necessario divulgare informazioni interne a vario titolo, ad esempio, avviare procedimenti disciplinari relativi alla cessazione del rapporto di lavoro. La divulgazione di tali informazioni potrebbe essere comunicata anche alle autorità competenti.
Quando la segnalazione di Whistleblowing viene effettuata tramite i canali interni di Nextmune Italy e, a condizione che la segnalazione non sia anonima, il “Whistleblower” riceverà tutte le informazioni sulle azioni intraprese entro un termine massimo di tre mesi dalla ricezione di conferma di ricevimento della segnalazione a meno che tale informazione non rechi pregiudizio all’istruttoria in essere o possa pregiudicare i diritti o recare ingiusto danno a qualsiasi persona interessata.
9. Provvedimenti conseguenti alla segnalazione e termini di conservazione delle segnalazioni.
Una volta conclusa l’istruttoria, il responsabile della gestione della segnalazione provvederà ad inviare una relazione all’Amministratore Delegato per l’assunzione dei provvedimenti di competenza.
Documentazione
Le segnalazioni ricevute attraverso i canali Whistleblowing dovranno essere conservate per un periodo non superiore a quello necessario e proporzionato al fine di indagare su condotte costituenti illeciti e ad intraprendere le azioni più appropriate, e comunque per un periodo non superiore a due anni dalla conclusione dell’istruttoria.
La piattaforma di whistleblowing è disponibile 24 ore al giorno per 365 giorni all’anno.